6 conseils pour que votre programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF) produise des résultats positifs

Il est largement reconnu que fournir des programmes d’aide aux employés et à leur famille (PAEF) est une composante indispensable  d’un programme de prestations collectives visant à favoriser le bien-être des membres du personnel. Cependent, le soutien et les résultats sont deux aspects distincts.  Ce ne sont pas tous les PAEF qui sont conçus pour favoriser l’utilisation et l’obtention de résultats probants. Le choix d’un bon partenaire PAEF peut ainsi avoir un impact significatif sur le niveau d’engagement, la productivité, le moral et la culture générale de votre organisation. Il est donc  essentiel que votre choix soit optimisé pour maximiser ces effects.

Un récent rapport (en anglais) du Canadian HR Reporter a signalé que 56 % des personnes déclaraient avoir un problème qui les empêchait de se concentrer sur leur travail ; et que ce chiffre a chute à 28 % trois mois après une consultation. En outre, 29 % des personnes ont manqué une demi-journée ou plus de travail ; et après consultation, le taux d’absences est descendu à 13 % dans l’ensemble des cas. . Selon un sondage Gallup, un PAEF approprié peut également avoir un impact considérable sur les coûts de votre organisation avec un retour sur investissement estimé entre 3:1 pour les petits employeurs et de 9:1 pour les plus grands.

Il existe notamment des exigences en matière de confidentialité et de conformité que tous les PAEF sont censés respecter. Par exemple, un PAEF complet doit prioriser la confidentialité, se conformer strictement aux lois et réglementations relatives à la protection de la vie privée en vigueur dans votre région, et mettre en place des politiques et des procédures de stockage des données, de contrôle d’accès et d’intervention en cas de violation afin de protéger les informations des membres du personnel. En outre, les PAEF performants offrent une gamme complète de programmes de bien-être et de ressources pour répondre aux différents besoins des membres du personnel (conseils financiers et juridiques, aide à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, aide à la famille, intervention en cas de crise, etc.).

Tous les PAEF ne sont pas identiques. Une différence importante à prendre en compte est l’intention du PAEF et l’engagement que vous prenez en faveur de vos employés et des membres de leur famille. En tant qu’employeur, votre attente est que votre PAEF soutiendra vos employés via un  un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, qui fournit un accès à des services par le biais d’un réseau de conseillers et de services de conciliation entre vie professionnelle et vie privée. Il existe toutefois d’autres facteurs importants à prendre en considération, qui vous permettront de fournir à vos  employés des services de la plus haute qualité et vous éviteront d’avoir à subir des coûts supplémentaires. Depuis de nombreuses années que nous fournissons des solutions PAEF très efficaces, nous avons permis à des milliers d’organisations de premier plan, dans un large éventail de secteurs, de donner la priorité à la santé et au bien-être de leurs membres du personnel. Une personne qui identifie un problème de santé dépend d’un professionnel de la santé pour l’aider à évaluer et à concevoir un plan de traitement qui fournit des solutions de santé fiables. C’est ce à quoi s’attendent les membres du personnel et leurs familles, mais attention, tous les PAEF ne sont pas identiques ! En tant qu’employeur, cherchez-vous simplement à « cocher la case » du PAEF parmi vos prestations, ou à vous assurer que les bonnes personnes bénéficient des soins appropriés pour résoudre leurs difficultés ?

Lorsque vous choisissez un partenaire PAEF pour votre organisation, voici quelques facteurs clés qui vont bien au-delà de l’offre de services standard et qui peuvent véritablement favoriser l’utilisation et générer des résultats solides, appuyant un retour sur investissement positif.

1. Navigation : une expérience guidée pour les membres du personnel

Les membres du personnel ne devraient pas être laissés à eux-mêmes pour déterminer quel soutien ou programme leur convient le mieux. On ne peut pas non plus attendre d’eux qu’ils jonglent avec plusieurs solutions disparates. Un PAEF efficace se distingue par la navigation : une personne (idéalement, une infirmière) dédiée à la prise en charge fournit des recommandations basées sur son expertise clinique. En adoptant cette approche clinique dès la prise en charge pour aider à trouver le service le mieux adapté à la situation (plutôt que de laisser un membre du personnel se débrouiller tout seul), on s’assure que la personne a accès aux soins appropriés dont elle a besoin. C’est d’autant plus important que les problèmes de santé mentale et physique coexistent souvent et que, faute de conseils appropriés, les membres du personnel risquent de ne chercher à se faire soigner que pour le problème le plus urgent. Ces occasions perdues d’intervenir à un stade précoce peuvent entraîner des coûts plus élevés pour votre organisation sous la forme d’une augmentation des absences, d’une perte de productivité, etc.

Les clients du PAEF peuvent bénéficier de consultations dans les 24 à 48 heures ouvrables en cas d’urgence (hors crise) et dans les cinq à sept jours ouvrables pour les soins non urgents. Les situations d’urgence ou de danger de mort font l’objet d’une intervention immédiate par téléphone, avec une évaluation des risques et une mise en relation directe avec une ressource d’orientation (par exemple, les services d’urgence), le cas échéant, et une consultation est fournie dans les 24 heures, ou bien le client peut être mis en relation « sur-le-champ » pour bénéficier d’une consultation immédiate. Cet accès rapide dépasse largement le temps moyen qu’il faut aux Canadiens pour accéder à des services de santé mentale sans le PAEF, ce qui souligne notre engagement en faveur d’un soutien rapide et adaptable en matière de santé mentale.

2. Accessibilité et disponibilité

Assurez-vous que le partenaire PAEF propose des services inclusifs et facilement accessibles à tous les membres du personnel. Optez pour des partenaires qui fournissent :

• Disponibilité 24 h sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an : L’accès 24 heures sur 24 est essentiel pour l’adaptation aux différents fuseaux horaires, aux équipes et aux besoins urgents.
• Solutions basées sur des preuves cliniques : Il est essentiel de proposer une gamme de programmes variés pour garantir accessibilité et disponibilité. Par example, chez CloudMD, nous proposons une gamme de solutions de soins, allant de l’assistance d’un thérapeute à l’autoguidage, toutes étayées par de nombreuses preuves cliniques.
• Canaux de communication diversifiés : Une expérience exclusivement numérique ne convient pas à tout le monde. En proposant des options téléphoniques, virtuelles et en personne, vous vous assurez que les membres du personnel peuvent s’adresser à vous de la manière qui leur convient le mieux.
• Accords de niveau de service : Assurez-vous que le partenaire PAEF propose des accords de niveau de service qui garantissent un niveau élevé de disponibilité et de temps de réponse, fournissant ainsi l’assurance que les membres du personnel peuvent accéder de manière fiable à l’assistance lorsqu’ils en ont besoin. CloudMD propose des accords de niveau de service sur les temps de réponse en direct 24/7/365 dans les 30 secondes pour répondre au besoin d’accessibilité.

 3. Expérience et expertise diversifiées

La qualité du soutien fourni par un PAEF dépend en grande partie de l’expertise et de la diversité des professionnels impliqués. Recherchez des partenaires qui offrent :

• Professionnels agréés et accrédités : Veillez à ce que les conseillers soient agréés et possèdent les qualifications requises. Il est également essentiel qu’ils soient capables de traiter un large éventail de problèmes, notamment en matière de santé mentale, de toxicomanie et de conflits sur le lieu de travail. Par exemple, le programme PAEF de CloudMD fournit des services pour plus de 125 catégories différentes de problèmes primaires présentés. Cette diversité démontre notre engagement à répondre aux besoins uniques de chaque client.
• Expérience diversifiée : Il est essentiel que votre prestataire de PAEF puisse répondre aux besoins diversifiés de votre personnel en fournissant des services en plusieurs langues, surtout lors de la prise en charge, et en donnant accès à des professionnels formés aux questions ayant une incidence sur différentes communautés. Le prestataire doit aussi pouvoir soutenir les membres de votre personnel autochtone en leur offrant la possibilité de consulter des aînés ou des gardiens des connaissances, ou de travailler avec des conseillers spécialisés en santé autochtone, ayant une expérience directe avec ces communautés pour soutenir le personnel.
• Clientèle diversifiée : Un partenaire ayant des clients dans un large éventail de secteurs d’activité peut fournir des informations et de bonnes pratiques adaptées à votre domaine spécifique. Cette diversité garantit une compréhension approfondie des défis spécifiques à leur secteur d’activité.
• Antécédents et résultats cliniques avérés : Recherchez des études de cas (spécifiques à un client ou globales), des témoignages ou des références démontrant des résultats positifs et des taux de satisfaction des clients élevés (un bon taux se situe généralement entre 75 % et 85 %). Chez CloudMD, la satisfaction des clients est primordiale et nous nous y employons activement en menant régulièrement des sondages de satisfaction auprès d’eux. Nous avons ainsi constaté que 87 % des utilisateurs étaient extrêmement satisfaits, très satisfaits ou satisfaits de la manière dont nos services les avaient aidés à résoudre leurs préoccupations. Près de 90 % étaient extrêmement satisfaits, très satisfaits ou satisfaits de l’aide qu’ils ont reçue de nos services.

4. Personnalisation et flexibilité

Chaque organisation est unique et une approche universelle a peu de chances d’être efficace. Recherchez des partenaires du PAEF qui proposent :

• Des services de navigation en matière de santé : En aidant les membres du personnel à s’orienter vers le bon traitement, vous veuillez à ce qu’ils accèdent aux soins appropriés et qu’ils bénéficient du soutien efficace dont ils ont besoin. Avec notre modèle de navigation infirmière, par exemple, lorsque les membres nous contactent, ils sont mis en relation avec une infirmière qui les guidera dans leur parcours de santé.
• Des programmes sur mesure : Les services doivent pouvoir être personnalisés afin de répondre aux besoins spécifiques de votre organisation, de votre secteur d’activité et de votre culture.
• Une adaptabilité : La capacité d’ajuster les services en fonction de l’évolution de vos effectifs garantit la pertinence et l’efficacité à long terme.
• Des rapports personnalisables : L’accès à des rapports et à des mesures détaillés permet de contrôler l’utilisation et d’évaluer l’impact.
• Des services élargis : Un prestataire de PAEF qui propose des services de soutien en santé mentale supplémentaires faciles d’accès ou la possibilité d’ajouter d’autres services complémentaires, comme la télémédecine et un soutien en santé mentale supplémentaire, vous permettra d’ajouter facilement des services élargis à votre personnel en fonction de l’évolution de vos besoins et d’offrir un niveau de soutien supplémentaire. Un soutien renforcé en matière de santé mentale est d’autant plus précieux qu’il va au-delà de la simple intervention en cas de crise. Il est axé sur la prévention ainsi que sur le bien-être à long terme, ce qui sera bénéfique à long terme pour les membres du personnel ainsi que pour vous en tant qu’employeur. Chez CloudMD, toutes les organisations qui utilisent déjà le PAEF par le biais de notre plateforme intégrée de santé et de bien-être, Kii Health, ont récemment été activées avec la TCC autoguidée sans frais supplémentaires. Cette TCC autoguidée est un programme en ligne conçu par des experts pour traiter les problèmes de santé mentale courants et aider les individus à bâtir des compétences d’adaptation et de résilience. l réduit les obstacles aux soins en offrant une alternative aux consultations traditionnelles, particulièrement pour ceux présentant des symptômes légers à modérés et qui ne se sentent pas prêtes à entamer une consultation.

 5. Intégration aux objectifs de l’organisation

Un PAEF efficace doit s’aligner sur les objectifs généraux et la culture de votre organisation. Envisagez la façon dont le PAEF partenaire va :

• Collaborer avec les RH et les gestionnaires : Votre fournisseur de PAEF devrait être en mesure d’adhérer aux pratiques et politiques existantes de votre organisation en matière de RH.
• Soutenir les initiatives de bien-être : Le PAEF devrait compléter les programmes de bien-être existants ainsi que les objectifs stratégiques de votre organisation.
• Fournir une formation et des ressources : Votre fournisseur de PAEF devrait fournir aux gestionnaires, aux chefs d’équipe et aux superviseurs de votre organisation les connaissances et les outils nécessaires pour favoriser l’utilisation du programme et soutenir leurs équipes. Il peut s’agir de bulletins d’information destinés aux gestionnaires, de webinaires interactifs avec des experts sur des sujets clés liés au bien-être, de documents sur des sujets essentiels, ainsi que d’autres ressources utiles telles que des mises à jour sur des sujets clés liés à la santé provenant d’experts de premier plan.
• Fournir un gestionnaire de compte de qualité supérieure : Choisir le PAEF adéquat ne se limite pas à offrir une assistance : il s’agit de sélectionner un partenaire qui s’engage à favoriser l’utilisation et qui peut offrir une assistance adaptée à vos besoins. Chez CloudMD, vous aurez un gestionnaire de compte dévoué qui prendra le temps de comprendre votre secteur d’activité, votre organisation et vos employés. Ils fourniront également des conseils personnalisés, du matériel de marketing, de la formation continue, un engagement proactif et des idées pour maximiser la valeur de votre PAEF et s’assurer que le programme évolue avec les besoins de votre personnel. Grâce à notre approche pratique, nous nous assurons que votre PAEF n’est pas seulement une prestation, mais une ressource à laquelle vos membres du personnel font confiance et sur laquelle ils comptent. Notre équipe de gestion des comptes possède également une vaste expérience du PAEF et des connaissances spécialisées dans l’intégration des services de santé mentale (PAEF, TCCi, coaching en santé mentale, etc.) dans des stratégies de bien-être plus vastes.

6. Coût et valeur

Si le coût direct de la fourniture des services du PAEF est un facteur important, il ne doit pas être le seul pris en compte. Pour calculer le retour sur investissement, il est essentiel d’évaluer la valeur apportée par le partenaire du PAEF. Par exemple, assurez-vous que la gamme et la qualité des services justifient l’investissement et considérez le retour sur investissement potentiel grâce à l’amélioration du bien-être du personnel, à la réduction de l’absentéisme et à l’augmentation de la productivité.
Prenez en compte ce qui suit :

• Selon une étude récente de Circadian, le coût moyen de l’absentéisme s’élève à plus de 2 500 dollars par employé par an.
• Le coût silencieux de la perte de productivité des membres du personnel qui ne sont pas pleinement engagés ou qui ne donnent pas leur pleine mesure au travail (connu sous le nom de « présentéisme ») est considéré comme encore plus coûteux pour une organisation. Un rapport de la Harvard Business Review (en anglais) a estimé le coût total de la perte de productivité due au présentéisme à plus de 150 milliards de dollars par an. Il va sans dire que l’engagement des membres du personnel est essentiel.

En  générale, il a été démontré que les PAEF stimulent l’engagement des membres du personnel, la fidélisation du personnel et la culture du lieu de travail, autant d’éléments essentiels pour les résultats d’une organisation. Selon un rapport de Gallup, des membres du personnel très engagés peuvent accroître la rentabilité de 21 %, et les organisations dotées d’une culture forte ont vu leur chiffre d’affaires croître 4 fois plus vite. Les prestataires qui fournissent les éléments supplémentaires évoqués ci-dessus ne feront qu’amplifier ces avantages.

S’associer avec le bon partenaire PAEF est une décision cruciale qui peut avoir une influence considérable sur le bien-être de votre personnel ainsi que sur la réussite de votre organisation. En tenant compte les critères essentiels, vous pourrez faire un choix éclairé, créant ainsi un environnement de travail plus sain et plus productif. . En optant pour une approche holistique et préventive de votre PAEF, vous permettrez également aux membres du personnel d’identifier rapidement les problèmes et de les régler avant qu’ils n’entraînent une perte de temps de travail et une augmentation des coûts pour votre organisation.

Pour en savoir plus sur la façon dont CloudMD peut soutenir votre organisation avec des solutions PAEF complètes, contactez-nous dès aujourd’hui.